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在庫管理を基礎から解説 – 手順・コツ・AIを活用した手法まで紹介

製造業や小売業において、在庫管理の成否は業績を大きく左右するポイントです。大型受注を取っても十分な在庫がなければ機会損失になり、逆に過剰な在庫があれば保管費や処分費用によって利益を圧迫するでしょう。 本記事では、企業にとって重要な在庫管理の基礎を解説します。手順やコツに加え、AIを活用した管理手法まで紹介するので、在庫管理に携わる企業担当者はぜひ参考にしてください。

  • そもそも、在庫とは?

    まずは、在庫の定義を明確にしましょう。在庫を扱う代表的な業種としては、小売業・製造業が挙げられます。どちらにとっても在庫は重要な資産ですが、実は意味合いに違いがあります。

    小売業における在庫

    小売業における在庫は「販売のために仕入れ、バックヤードや倉庫に保管している製品」を指します。

    店頭の在庫が売れた際に在庫から補充することで、品切れを防ぎ売上を最大化することができます。しかし、特に消費期限・使用期限のある製品の場合、売れ残ったものは廃棄処分が必要となり、仕入原価や処分費などがそのまま損失につながります。

    製造業における在庫

    製造業における在庫は「最終製品だけでなく、原材料や仕掛品、半製品なども含めた販売・製造に使用するため保管されている資産」を指します。

    仕掛品とは、製造工程の途中にある中間品のことです。半製品は、製造工程の途中である点は仕掛品と同じですが、一定の製造工程が完了しており、そのまま貯蔵もしくは販売が可能な中間品を指します。

    製造工程を進めることで、原材料が仕掛品になり、仕掛品が半製品になり、半製品が最終製品となるため、連動した在庫管理が必要だといえるでしょう。

    小売業・製造業それぞれにとって在庫の定義は異なりますが、どちらにとっても事業利益に直結する重要な資産であることには変わりありません。

  • 在庫管理とは?

    在庫管理とは、現在の在庫数量や販売予測、生産計画等を考慮して適切な在庫量を保つよう管理する業務です。返品によって販売した製品が戻ってきたり、古くなった在庫を処分したりといった調整も在庫管理の一部です。

    小売業においては、店頭での売れ行きや今後の販売見込みを考慮したうえで、発注する品目や数量を決めます。業種によっては祝日やイベントなどのスケジュール、天気予報などもチェックする必要があるでしょう。

    製造業においては、営業部門と連携して販売見込みを立て、過不足なく供給できるよう生産計画に反映する必要があります。原材料・仕掛品・半製品・最終製品それぞれの在庫数量や、製造の進行に伴う推移を把握したうえで、適切な在庫量にコントロールすることが求められます。

  • 在庫管理の重要性

    各事業において、在庫管理が果たす重要な役割は2つあります。

    1つは、在庫を必要最低限の水準に留めることです。余分な在庫を持つことは、倉庫スペースの圧迫や保管費用の超過につながるほか、必要以上の仕入費用が発生しキャッシュフロー的にも悪い影響を及ぼします。

    もう1つは、販売機会の損失を最小限に留めることです。注文が入ったときに在庫切れを起こせば、顧客に販売できないのはもちろん、急な増産対応による工場での人員手配やスケジュール変更など、生産効率の悪化につながります。

    適切な在庫管理によって過剰在庫・機会損失の双方を最小限に抑えることで、会社の利益を最大化することが可能となります。在庫管理が企業にとってきわめて重要な活動であることは明白でしょう。

  • 在庫管理のメリット

    特に小売業・製造業においては、在庫管理の成否が企業業績を大きく左右します。ここでは、在庫管理を行う以下3つのメリットを具体的に紹介します。

    ・むだなコストの削減
    ・機会損失の防止
    ・お客様満足度の向上

    むだなコストの削減

    必要以上の在庫を持たないようにすれば、保管や処分などにかかる余計なコストを削減できます。

    過剰な在庫があることは、倉庫内の余分なスペースを使っていることを意味します。自社倉庫であれば保有資産の無駄遣いになり、レンタル倉庫であれば保管費用の増加につながるでしょう。

    また、在庫は資産ではありますが、販売されるまで利益にはつながりません。キャッシュを投じて仕入や製造を行っているため、販売に時間がかかれば資金繰りを悪化させてしまいます。また、在庫の劣化により処分費が発生するケースもあるでしょう。

    部署ごとに立場が異なるため、社内でも在庫に余裕を持たせるのかギリギリで管理するのか、意見が分かれるかもしれません。マネジメント層がリードして適切な在庫管理の考え方を整理し、むだなコストを削減する必要があるといえます。

    機会損失の防止

    常に顧客の需要に応えられる量の在庫を持つことで、販売機会の損失を防げます。営業部隊が顧客から受注を取り、広告部隊が宣伝効果を生み出したとしても、在庫がなければ売上につながりません。

    また、買いたいと思ったときに在庫がなければ、取引先企業や消費者からの信頼も失うでしょう。前線の営業部隊にはクレームが届き、状況説明や謝罪が必要になるケースもあります。

    常に需要に応えられる在庫量をキープすることは、販売機会の損失だけでなく顧客との信頼関係構築にもつながります。

    お客様満足度の向上

    いつでもフレッシュな在庫を供給できれば、お客様満足度の向上にもつながります。取り扱う製品にもよりますが、基本的に保管期間が長いほど製品の品質劣化が進みます。

    とくに消費期限がある製品であれば、古い在庫を嫌がる顧客もいるはずです。過剰在庫になれば古いものが多くなり、値引きや取引先ごとの調整などが必要になるかもしれません。「発注しても古い在庫を押し付けられる」とのイメージがつけば、リピートにもつながりにくいでしょう。

    在庫管理によりフレッシュな在庫を過不足なく供給できる状態に保っていれば、お客様満足度も自然と向上します。

  • 在庫管理の一般的な手法

    在庫管理には、手作業で行うものからシステムによるものまでさまざまな方法が存在します。現在用いられている在庫管理の手法としては、以下4つが挙げられるでしょう。

    ・棚卸管理
    ・エクセル管理
    ・バーコード管理
    ・システム管理

    それぞれメリット・デメリットがあるので、目的や作業環境に応じた方法を選ぶのが大切です。以下、4つの方法を順番に紹介します。

    棚卸管理

    棚卸管理では、現物を目視でチェックし在庫管理を行います。原始的な方法ですが、帳簿上の数字と実際の在庫量が異なるというトラブルはよく起こるため、現物を実際に確認する作業はきわめて大切です。

    メリットは実物を確認するという作業の性質により正確性が高いこと、専門的なシステムなどが不要であることなどが挙げられます。一方で、在庫チェックに時間がかかるため、対応できる品目や数量に限りがある点はデメリットでしょう。

    規模が大きくなった場合は、データによる在庫管理が必要になります。

    エクセル管理

    データによる管理を始めるとき、最も手軽なのはエクセルを使用する方法です。エクセルなら会社のパソコンに標準装備されていることが多く、操作方法に慣れている社員も多いはずです。

    専用の在庫管理システムがなくても、エクセルで足し算・引き算・掛け算・割り算程度の簡単な数式を組めれば、一定レベルの在庫管理は十分可能でしょう。

    手作業での棚卸は時間がかかるほか計算ミスも起きやすいですが、エクセルなら短時間で正確な処理が可能です。デメリットとしては、エクセルに不慣れな担当者がいた場合に入力エラーのリスクがある点や、製品情報など細かい情報の入力も適宜行う必要がある点などが挙げられます。

    バーコード管理

    製品情報など細かなデータ入力を効率化するのが、バーコード管理です。スキャナーでバーコードを読み込みさえすれば、自動でデータが入力され、あとは数値を打ち込むだけで作業が完了します。

    データはパソコン上での管理・共有も可能となっているため、在庫管理の作業効率を大きく向上させられます。多品目を扱う製造業・小売業では、バーコード管理は欠かせないでしょう。

    システム管理

    在庫管理の精度・効率を追求していけば、最終的にはシステム管理に行きつくでしょう。在庫管理の専用システムを導入すれば、定型的な処理の自動化や、データの一括管理などが可能となります。

    エクセルによる管理では、日付や作成者の異なる複数のファイルが存在し、混乱してしまうケースが少なくありません。また作成者によってフォーマットが異なったり、最新ファイルが全員に共有されていなかったりといった管理の難しさがあります。

    システムであれば、常に最新の情報にアップデートされており、全員が同じデータをもとに業務を進められます。近年ではクラウド型のシステムも普及しており、本社・支社間でのやり取りやリモートワークでも問題なく活用できるでしょう。

    デメリットとしては、導入コストの高さが挙げられます。十分な費用対効果が見込めるのかどうか、社内での議論が必要です。

  • 在庫管理にAIを活⽤するメリット

    システムによって在庫管理の効率化は可能ですが、それでも精度の高い需要予測や、それに基づく最適な在庫管理は簡単ではありません。機会損失や過剰在庫の解消に向け、近年注目されているのがAIの活用です。

    在庫管理にAIを活用することで、以下のようなメリットが得られます。

    ・過剰在庫によるむだなコストの削減
    ・機会損失防止による売上最大化
    ・AIやシステムによる人的ミスの削減
    ・一部業務の自動化による効率アップ
    ・リアルタイムでの在庫状況把握

    単なる入力ミスだけでなく、需要予測のずれといった判断ミスを含め、人間の処理には限界があります。特に、大量の数値データを扱う在庫管理においてはミスが付きものです。かといって何重ものチェック体制を用意していては、業務効率が大きく悪化します。

    AI(人工知能)は、過去データからの機械学習によりベストな判断を引き出します。人間には対応しきれない膨大なデータの処理や、さまざまな要因を考慮したうえでの需要予測・在庫計画の立案など、在庫管理の水準を引き上げてくれるでしょう。

    過剰在庫・機会損失を最小限に留めれば、それだけで事業収益の大幅な改善に期待できるはずです。

  • プログラミング不要、現場の担当者でもできる「MatrixFlow」を活用した在庫管理

    すでに在庫管理にAIを取り入れている企業には、AIの専門部署を立ち上げるなど会社全体としての取り組みを行っている企業が多いです。

    しかし、未知数な部分の多いAIへの投資について、社内で懐疑的な声が多いという会社もあるでしょう。また、専門家がいない中でAIツールを使いこなせるのかといった不安もあるはずです。

    AIを初めて取り入れるという企業におすすめなのが、プログラミングの技術なしでAIによる在庫管理が実現できる「MatrixFlow」の導入です。

    MatrixFlowは、プログラミングの知識がなくても簡単に作成できるAI活用プラットフォームのため、専門知識のある人材がいない現場でもAIの導入が可能となります。MatrixFlowを導入する具体的なメリットは、以下の通りです。

    ■「MatrixFlow」を利用するメリット
    ・開発から内製化までMatrixFlowのみで実現
    ・開発費・人件費・コミュニケーションコストなどあらゆるコストを軽減
    ・面倒なメンテナンスは簡単に、だれもができるように

    ■MartixFlowを用いた需要予測
    MatrixFlowでは、ボタンをクリックしていくだけでAutoFlow(自動構築AI)による精度・信頼性の高い需要予測が可能です。

    詳しい操作方法などを知りたい人は、ぜひお問い合わせください。

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