在庫管理とは。倉庫で数が合わない理由と見直す順番

現場の用語と改善公開 2026年11月8日9分で読めます

在庫管理とは、何が・どこに・いくつあるかを、システムの記録と棚の上の現物の両方で合わせ続け、欠品も置きすぎも起こさないように量を保つ仕事です。倉庫で「数が合わない」と言われるとき、原因の多くは数え方ではなく、入荷や出荷を記録に載せるタイミングのずれと、置き場所の登録違いにあります。だから見直しは、まず数を合わせ、次に置き場所を決め、そのあとで在庫の量と作業の人数を出荷予測から決める、という順番で進めると後戻りがありません。

読者として考えているのは、物流センターで在庫の差異や棚卸の手間に悩んでいる責任者の方です。帳簿と現物がずれる原因を工程ごとに並べ、見分け方と直し方、棚卸とロケーションの組み方、そして量と人数を見直す段取りまでを、現場の数字の例で書いていきます。

在庫管理は、数・置き場所・量の3つを記録と現物で合わせ続ける仕事です

倉庫の在庫管理が扱うのは、品目ごとの「数」、それがどの棚にあるかという「置き場所」、そしてどれだけ持つべきかという「量」の3つで、前の2つは倉庫が、最後の1つは荷主が主に決めます。数と置き場所は毎日の作業で崩れやすく、崩れたまま量を議論しても、発注の判断が誤った在庫の数字の上に乗ってしまいます。日本全体で見ると、日本ロジスティクスシステム協会の調べでは2022年度のマクロ物流コスト54.2兆円のうち、在庫にかかるコストが18.5兆円と約3分の1を占めました。輸送費ほど話題にはなりませんが、在庫の持ち方は物流の費用を大きく動かす部分です。

表1　在庫管理で扱う3つのことと、主に決める人

扱うこと	中身	主に決める人	崩れたときに起きること
数	品目・ロットごとの個数を、記録と現物で一致させる	倉庫	引き当てたのに棚に無い、棚にあるのに出せない
置き場所	どの棚のどの段にあるかを記録し、決めた場所に置く	倉庫	探す時間が延び、別の品目を取る誤出荷が増える
量	欠品させず、置きすぎない水準に保つ（発注のタイミングと数）	荷主（倉庫は提案と実行）	欠品で注文を落とす、棚があふれて仮置きが増える

表1の上の2つが崩れている倉庫では、荷主から「在庫を減らしたい」と言われても答えようがありません。記録の数を信じられないので、現場は念のために多めに持つ方向へ動き、棚の空きがさらに減っていきます。量の話に入る前に、まず上の2つを日々の作業で守れる形にすることが、在庫管理を立て直す出発点です。

荷主の在庫管理と倉庫の在庫管理は、見ている単位が違います

荷主の在庫管理は、在庫を金額と月末の残高で見ることが多く、決算や資金繰りと結びついています。倉庫の側は、同じ在庫をケースとバラの個数、ロケーションの番号、賞味期限やロットの単位で見ています。両者の数字が合わないときは、どちらかが間違っているとは限らず、締めの時刻や単位の違いで食い違っていることがよくあります。毎月の照合では、比べる時点と単位を最初にそろえてから差を見ると、話がこじれません。

倉庫の在庫管理は、入荷から棚卸までの5つの工程でできています

倉庫の在庫管理は、入荷・検品、棚入れ、保管と補充、ピッキングと出荷、棚卸の5つの工程を順に回す仕事で、在庫の記録はこのうち4つの工程で書き換わります。記録が動く場面が多いほど、どこか1か所で登録が抜ければ数がずれます。図1は工程の流れと、それぞれで記録に何が書き込まれるかを並べたものです。差異を追いかけるときは、この図のどの矢印で記録と現物が分かれたのかを探すことになります。

図1　倉庫の在庫管理の5つの工程と、記録が書き換わる場面

入荷・検品：届いた品目と数を伝票と照らし、在庫に計上する

▼

棚入れ：置いた棚の番号を登録し、引き当てできる状態にする

▼

保管と補充：保管棚からピッキング棚へ移し、移動を登録する

返品・破損・サンプル出し：例外の出入りを、その場で記録する

▼

ピッキングと出荷：取った数を確定し、在庫から引き落とす

▼

棚卸：現物を数え、記録との差を調べて直す

図1の中段の右側、返品や破損やサンプル出しは、普段の流れから外れるぶん記録が漏れやすい場所です。出荷の締めに追われる夕方に返品が届くと、棚へ戻すのは翌朝、計上は誰かが思い出したとき、ということが起こります。例外の出入りほど、誰がどの画面で記録するかを1枚の手順にしておくと、原因のたどれない差異がこの段階でかなり減ります。

帳簿と棚の数が合わない原因は、記録のタイミングと置き場所のずれに集まります

記録と現物がずれる原因を工程ごとに分けると、入荷の計上漏れ、入数の取り違え、棚入れ先の登録違い、ピッキングの数え違い、例外の出入りの記録漏れ、計上の時刻のずれ、仮置きの7つにほぼ収まります。このうち純粋な数え違いは一部で、残りは記録をいつ・どこに付けたかの問題です。表2に、原因ごとの見分け方と直し方を並べました。差異が出た品目を調べるときは、上から順に当てはめると、どの工程の話かが早く絞れます。

表2　記録と現物がずれる7つの原因と、見分け方・直し方

原因	起きる工程	見分け方	直し方
入荷の計上漏れ・二重計上	入荷・検品	入荷日の前後で、記録だけが一度に増減している	検品の確定と計上を同じ操作にする
ケースとバラの入数の取り違え	入荷・出荷	差が入数の倍数（12個、24個など）になっている	ケースのバーコードを読み、入数を手で打たない
棚入れ先の登録違い	棚入れ・補充	ある棚では足りず、近くの棚で同じ数だけ余る	棚の番号のバーコードも読んでから確定する
ピッキングの数え違い・取り違え	ピッキング	似た品番どうしで、プラスとマイナスが対になる	品目のバーコードで照合し、似た品目の棚を離す
返品・破損・サンプルの記録漏れ	例外の出入り	出荷の記録が無いのに、少しずつ減っていく	例外ごとに記録する人と画面を決める
計上の時刻のずれ	締め・システム連携	夜に数えると合うのに、日中に数えると合わない	数える時刻を決め、作業中の分を除いて比べる
仮置き	保管	通路や入荷場に、棚番号の無い荷が残っている	仮置きにも番号を付け、その日のうちに棚へ戻す

2番目の入数の取り違えは、見分けやすいわりに放置されがちです。流通で使われる商品コードには、バラの商品に付く13桁のJANコードとは別に、同じ商品を何個か詰めたケースを表す14桁の集合包装用商品コードがあり、先頭の1桁で入数の違う荷姿を区別できるようになっています。ケースを読んで数を確定する運用にしておけば、12個入りを1個として計上するような誤りは起きません。差が入数のちょうど倍数になっている品目を差異の一覧から拾うと、この原因はすぐに見つかります。

在庫差異率は、品目ごとの差の絶対値で測ります

ずれの大きさは、在庫差異率（帳簿と現物の差÷帳簿の数）で数字にします。帳簿で1,000個ある品目を数えて985個なら、差は15個で差異率は1.5%です。注意したいのは、倉庫全体の合計で測ると、ある品目の20個の不足と別の品目の20個の余りが打ち消し合い、差異がゼロに見えてしまうことです。品目ごとに差の絶対値を足し、それを帳簿の合計で割ると、現場で起きているずれの量に近い数字になります。

差異を金額だけで報告すると、原因が見えなくなります。高い品目の小さな差と、安い品目の大きな差が同じ金額に並ぶからです。荷主への報告は金額でも、倉庫の中では個数と品目数で差異を数え、表2の原因ごとに件数を残していくと、どの工程から手を付けるかが決まります。

棚卸は、一斉棚卸に循環棚卸を足すと差異が早く見つかります

決算に合わせて年1〜2回、倉庫を止めて全品を数える一斉棚卸だけでは、差異が出てから見つかるまでに半年かかるため、よく動く品目から順に毎月少しずつ数える循環棚卸を足すと、原因の工程をたどれるうちに差異をつかめます。半年前の入荷の計上漏れは、伝票を探し出すだけでも半日仕事です。数える頻度を品目の動きで変え、出荷の多い品目ほど短い間隔で数えると、手間を増やさずに見つかるまでの日数が縮みます。表3に、主な棚卸のやり方を並べました。

表3　棚卸のやり方の違い

やり方	数える範囲と時期	止まるもの	向いている使い方
一斉棚卸	全品目を決算の前などに一度に数える	入出荷を半日〜1日止めることが多い	期末の在庫金額を確定するとき
循環棚卸	品目や棚の区画を分け、毎日・毎週少しずつ数える	数える区画だけ、短い時間	差異を早く見つけ、原因の工程を追うとき
空き棚の確認	ピッキングで棚が空になった時点で、記録もゼロか確かめる	止まるものはほぼ無い	手間をかけずに差異の芽を拾うとき

循環棚卸の頻度は、出荷量で品目を分けるABC分析で決めるのが一般的です。出荷件数の上位で全体の大半を占めるA品目は月1回、その次のB品目は四半期に1回、残りのC品目は一斉棚卸に任せる、といった分け方をします。品目が3,000ある倉庫でA品目が300なら、1日あたりの循環棚卸は15品目ほどで、朝の入荷前の30分で回せる量に収まります。表3の空き棚の確認は、ハンディ端末で棚が空になったと入れるだけなので、最初の一歩として導入しやすい方法です。

置き場所は、固定とフリーのロケーションを品目の動きで使い分けます

置き場所の決め方には、品目ごとに棚を決めておく固定ロケーションと、空いている棚に置いてその番号を記録するフリーロケーションがあり、出荷の安定したよく動く品目は固定、入荷の量や時期が揺れる品目はフリーにすると、棚の空きと探す時間の両方が抑えられます。固定は記録が多少崩れても人が覚えていて探せる一方、在庫が少ない時期も棚を空けて待つので保管効率が落ちます。フリーは棚を無駄なく使えますが、記録が無いと誰にも見つけられません。表4に、それぞれの向き不向きをまとめました。

表4　ロケーションの決め方の違い

決め方	しくみ	良いところ	気をつけること
固定ロケーション	品目ごとに置く棚を決めておく	新人でも場所を覚えやすく、記録が崩れても探せる	在庫が少ない時期も棚が空いたままになる
フリーロケーション	空いた棚に置き、棚の番号を記録する	棚を詰めて使え、入荷の山にも対応しやすい	登録が1回抜けると、その荷は見つからない
併用	ピッキング棚は固定、奥の保管棚はフリー	取りやすさと保管効率を両立しやすい	保管棚からの補充の記録を毎回付ける

フリーロケーションや併用をきちんと回すには、棚番号と品目をバーコードで読んで記録するしくみが要るので、多くの倉庫はWMS（倉庫管理システム）を入れてから切り替えます。置き場所が決まると、入荷の古いものから出す先入れ先出しや、賞味期限やロットの順に出す運用も、システムが引き当ての順番で指示できるようになります。人の記憶に頼っていた先入れ先出しを記録で守れるようになると、期限切れの廃棄と、取引先から古い日付の品を返される件数が目に見えて減っていきます。

数と置き場所がそろったら、量と人数を出荷予測から見直します

差異率が下がり、置き場所の記録を信じられるようになった段階で、品目ごとに持つべき在庫の量を出荷予測から計算し直し、同じ予測で入荷と出荷の人数も組み直すと、在庫の見直しが現場の負担に跳ね返りません。順番を逆にすると、正しくない在庫の数字から安全在庫を計算することになり、減らしたつもりの品目で欠品が出ます。図2は、見直しを4つの段階に分けて並べたものです。段階を飛ばさないことが、遠回りに見えていちばん早い進め方です。

図2　在庫管理を見直す4つの段階

段階1数を合わせる表2の原因ごとに差異の件数を数え、多い工程から記録のしかたを直す。品目ごとの差異率を毎月出す

段階2置き場所を決める固定とフリーを分け、仮置きをなくす。循環棚卸と空き棚の確認を始める

段階3持つ量を決める品目ごとの出荷予測と、予測と実績の差から、安全在庫と発注点を決める

段階4人数を決める同じ予測の物量を工程ごとの処理能力で割り、入荷と出荷の人数を数日前に組む

段階3の計算式と、出荷予測のずれから安全在庫を小さくする方法は、適正在庫の決め方を書いた記事で数字の例を挙げて説明しています。段階4で気をつけたいのは、在庫を絞ると発注が細かくなり、入荷の回数と検品の手間が増えることです。予測とは別の勘で人数を決めていると、その増えた手間が残業でしか吸収されません。予測した物量から持ち場ごとの人数を出すやり方は、出荷物量から必要人員を決めるページにまとめています。

見直しを始める前に、手元に集めておくもの

直近の棚卸で出た、品目ごとの帳簿の数と現物の数
差異が出た品目の、入荷・出荷・返品の記録（少なくとも3か月分）
品目ごとの入数（ケース・ボール・バラ）と、ケースのバーコードの有無
棚の番号の一覧と、仮置きに使っている場所
品目ごとの日別の出荷実績と、荷主から届く販促や新商品の予定

この記事のおまけとして、品目ごとの帳簿の数と現物の数を入れると差異率と差の絶対値が出て、表2の原因の番号ごとに件数を集計できる点検シートを用意しました。出荷件数からA・B・Cの区分と循環棚卸の頻度を決める表も入っているので、次の棚卸の結果を貼り付けるところから使えます。

よくある質問

在庫管理はExcelでもできますか

品目が数百までで、置き場所が固定なら、Excelの在庫表でも回せます。入荷と出荷を1行ずつ記録し、品目ごとに合計する形にすると、どの取引で数が動いたかを後から追えます。品目が増えてフリーロケーションに切り替える段階では、棚番号まで記録できるシステムが必要になります。

在庫管理システムとWMSは、何が違いますか

在庫管理システムは品目ごとの数と金額を管理するもので、販売管理や会計とつながっていることが多いです。WMSは倉庫の中の作業に合わせて、棚の番号、ピッキングの指示、作業の実績まで管理します。荷主は在庫管理システム、倉庫はWMSを使い、両者の数を毎日照合する形がよくあります。

委託先の倉庫で差異が出たとき、負担はどう決まりますか

寄託や業務委託の契約で、許す差異の範囲と、それを超えたときの扱いを決めておくのが一般的です。決めていないと、差異が出るたびに話し合いになります。契約の見直しのときに、差異率の測り方（品目ごとの絶対値か合計か）まで書いておくと、数字の食い違いでもめずに済みます。

執筆

株式会社MatrixFlow需要予測AI「MatrixFlow」の開発元。内閣府SIP 国家実証プロジェクトに参画し、物流センターの出荷物量予測と人員・配車計画の支援を行っています。記事の内容は公開時点の情報です。