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Excelを使った在庫管理のやり方、表の作り方、使える関数をご紹介!

企業の活動において、消費者であるユーザーが欲しがる商品を、欲しいタイミングで、欲しい分だけ適切に提供できることが、企業が目指すひとつの理想の形ではないでしょうか。 実際、「適正な在庫水準とは何か?」という問いにパーフェクトに答えるのは難しいとはいえ、ある程度の健全な在庫水準を保ち、欠品を防止に務めるのは、およそ商品を扱う企業にとっては共通の使命ともいえるのでしょう。 適性な在庫水準を保つために必要となるのが在庫管理表です。 実際に、紙での在庫管理をしていることも少なくないと思いますが、扱う商品などのアイテム数が多い場合、紙の在庫管理表では管理しきれなくなる可能性も出てきます。そこで便利でかつ的確な在庫管理を可能にするのが、Excelです。 本記事では、Excelを活用した在庫管理の方法について、在庫管理のやり方、表の作り方、使える関数をまとめてご紹介します!

  • 在庫管理をExcelで行うメリット3点

    エクセル(Excel)はMicrosoft社が開発・販売している数値データを扱うための「表計算ソフト」のことです。
    入力された数値データをもとに、計算、表の作成、グラフの作成ができます。
    多くの企業で導入されており、以下の利点があります。

    1.比較的簡単に始められる
    2.紙と比較して管理がしやすい
    3.在庫管理ソフトを導入するよりも低コスト

    1.比較的簡単に始められる

    一つ目の利点は「始めやすさ」です。Windows系のPCの多くにはExcelがインストールされていることから、すぐに利用を開始することができます。
    また現在日本のほとんどの企業では、業務でExcelを使用しているため、ビジネスパーソンの多くはある程度Excelの使い方を理解している人が多く、操作に親しみやすい点もポイントでしょう。

    2.紙と比較して管理がしやすい

    二つ目の利点は、紙の在庫管理表よりも管理がしやすい点です。紙の在庫管理表のような破損、紛失リスクが少なく、バックアップも簡単に取れます。在庫管理表を複数の人で管理する場合などは特に、ファイルを共有したり、置き場所や取扱いのルールを定めたりしておけば、管理も容易です。

    3.在庫管理ソフトを導入するよりも低コスト

    第三の利点はコストです。Excelそのものにはお金を払う必要がありますが、一度インストールすればほぼ無制限に使用できます(※年間ライセンス契約の場合を除く)。
    そのほかの在庫管理システムを利用する際に必要となる、システム開発費用やランニングコストなどもまったく必要ありません。

    Excelによる在庫管理について3つのメリットをご紹介しましたが、このように、本格的な在庫管理をまだ行っていない、または紙の在庫管理表を使っているという企業の担当者の方は、これを機会にExcelによる在庫管理を検討してみてはいかがでしょうか。

  • Excelを使った在庫管理表の作り方:2パターン

    実際にExcelで在庫管理表を作成する方法を具体的に見ていきましょう。

    一般的に、Excelによる在庫管理表には「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」の二つのタイプがあります。順に説明していきます。

    「単票タイプ」の在庫管理表の作り方

    単票タイプの在庫管理表は、別名「吊り下げ票タイプ」とも呼ばれており、実際に、実務現場で使用する紙の吊り下げ票をそのままExcelに起こしたものです。作り方は非常に簡単です。

    Excelを起動し、A3セルからA列に「品番」、「商品名」「、日時」、「繰越残高」を入力します。

    続けてA列さらに下に日付を入力します。

    最初に入力した日付を選択し、マウスでドラッグすると自動的に日付けが入力されます。

    次にB4セルに品番、B5セルに商品名をそれぞれ入力します。

    D6セルに先月末の残高を入力し、D7セルに関数「=D6+B7-C7」(繰越残高+翌日入庫―出庫)を入力します。

    D7セルをドラッグし、D列にコピーします。

    ここまでで準備はできました。入出庫が発生するごとに実数を入力するだけで、残高が自動計算されます。

    罫線に色をつけて、文字全体を中央に揃えると見やすくなります。

    「単票タイプ」のメリット・デメリット

    単票タイプの最大のメリットは「簡単に作れる」「運用が簡単」である点です。パソコンが苦手な人でも、日付や数字の入力を間違えなければ、正確に入出庫情報や在庫数などが管理できます。

    ただし、デメリットとしては、単票タイプは原則、一つの商品を対象にするので、全体の在庫状況を把握できない点です。特に取り扱うアイテム数が多い企業の場合は、単票タイプでの在庫管理だと、全体の在庫が把握できなくなる可能性があります。

    「在庫移動表タイプ」の在庫管理表のメリット・デメリット

    もう一つの「在庫移動表タイプ」の在庫管理表は、縦軸に品番や商品名、残高を、横軸に入出庫の数字を入力するタイプです。

    単票タイプと異なる点は、多くの商品の在庫を一元で管理し、全体の在庫状況を把握することが可能なことです。
    単票タイプと同様、入出庫のプラス・マイナスを在庫数に反映させる関数を組んでおけば、自動で計算してくれます。
    一方で、在庫移動表タイプのおもな機能は全体の在庫数や入出荷数をダイレクトに把握することにあり、単票タイプのように担当者や備考欄といった「その他の情報」の入力ができないデメリットもあります。
    また、取り扱うアイテム数が特に多い場合、Excelのシートで膨大なデータを扱うことにもなり、Excelのファイル自体が重くなったり、管理上のトラブルなどが発生するリスクもあります。

  • Excelの在庫管理表:作成の際に使える関数一覧

    現在、Excelには400以上の関数があり、用途に合わせて使い分けることでさまざまな表計算が可能です。関数は一度設定しておけば自動計算を行うため、在庫管理表などの表作成にも便利な機能といえます。しかし、豊富な関数の中から実務に合わせて、どれを選べば良いかを理解するには、関数の種類、内容などを事前に把握しておく必要があります。

    本記事では、これから在庫管理に必要な表作成を検討している方向けに、在庫管理表を作成する上で使用するExcelの関数、さらに表計算を作成する上でのステップや注意すべきポイントなどを紹介します。

    在庫管理表の作成で利用するExcel関数

    在庫管理表を作成する時には、便利なExcel関数を利用することで、表作成が効率的になります。以下に、在庫管理表を作成する際に便利な関数をそれぞれ紹介していきます。

    VLOOKUP関数
    VLOOKUP関数は、検索条件に一致したデータを抽出するものです。これを活用すると入力ミスが減り、作業効率が上がります。使用例として、在庫管理表、一覧表、データ入力、集計表の作成時などが挙げられます。

    IF関数
    IF関数は、設定した条件により処理を変える関数です。たとえば、価格1,000円以上の商品を「高額品」と表示するようにIF関数で条件設定すれば、その金額より安い商品の欄には「低額品」と表示させることができます。このように、IF関数を使いこなせるようになると、Excelによって操作できる幅が広がります。

    SUMIF関数・SUMIFS関数
    SUMIF関数とSUMIFS関数は足し算機能を持つSUM関数の発展系となり、条件に合ったものだけを合計できる関数です。計算したいものを関数内に指定することで、必要な計算のみ行えるため効率的です。

    また条件が1つのときはSUMIF関数、複数条件のときはSUMIFS関数を使います。それぞれの関数は、以下の計算式で算出できます。

    ・SUMIF(範囲,検索条件,[合計範囲])

    ・SUMIFS関数(合計対象範囲,条件範囲1,条件1,[条件範囲2,条件2],…)

    このように、SUMIF関数は設定できる条件が1つのみなのに対し、SUMIFS関数では複数の条件を設定できます。SUMIF関数とSUMIFS関数は特定の商品の売れ行きを確認したいときに役立つものであり、在庫管理に欠かせない関数の一つです。

    ROUND関数
    表計算を作成するときには、計算結果で小数が出たときに整数に直すと計算しやすくなります。ROUND関数は数値を四捨五入して指定された桁数にします。ROUND関数は大きく分けて、以下の2つの種類に分けられます。

    ROUNDUP関数・ROUNDDOWN関数
    指定した桁数に対し切り上げ計算をする関数をROUNDUP関数、指定した桁数で切り捨てる関数をROUNDDOWN関数と呼びます。ROUNDDOWN関数とROUNDUP関数は任意の桁で切捨てあるいは切上げできることから、主にセール価格を算出するときなどに役立ちます。

    MOD関数
    MOD関数は、割り算の余りを計算することができます。たとえば「3の倍数の日キャンペーン」、「5の倍数日は30%割引」など、複数のセール日、もしくはキャンペーンの開催日に合わせてMOD関数を設定しておくと自動でキャンペーン日などを割り出してくれるようになるため、管理が容易になります。

    MID関数
    MID関数は、指定の文字列から任意の位置より、設定した文字数を抜き出す関数です。MID関数は、部品番号、商品コードなどのコードの一部を取り出し、分析などに使うときに利用されます。MID関数と類似しているものに、LEFT関数とRIGHT関数があります。

    LEFT関数・RIGHT関数
    LEFT関数は、セルに入力された文字列の先頭(左側)から指定した文字数を抽出します。RIGHT関数は、LEFT関数と逆方向へ働きを行う性質を持ち、セルに入力した文字列の最後(右側)から指定した文字数を抽出します。

    LEFT関数とRIGHT関数は、開始位置を指定することなく、左や右から指定した文字数のみ取り出すことが可能です。

    PRODUCT関数
    PRODUCT関数は、複数の数値をまとめて掛け合わせることができます。たとえば、在庫管理の場合、「単価×卸率×数量」、「定価×卸率×数量」など、複数の計算を合わせて行いたいときに便利です。

    CEILING関数
    CEILING関数は、基準値の倍数のうち、絶対値に換算して最も近い値に切り上げられた数値を返すものです。在庫管理で利用するときは、箱単位でしか発注できない商品在庫数を管理する際などに役立ちます。

    FLOOR関数
    FLOOR関数は、指定された基準値の倍数のうち、最も近い値かつ0に近い値に数値を切り捨てます。表計算や在庫管理で用いる場合では、ケース単位での購入をする際に、端数分を単品で購入するという場合の発注ケース数を求める際に便利です。

    QUOTIENT関数
    QUOTIENT関数は、除算の商の整数部を返す関数です。商の余り(小数部)を切り捨てる必要がある場合に、この関数を使用します。QUOTIENT関数を在庫管理に用いる場合は、日ごとの売り上げ単価を算出したいときに便利です。

    TRIM関数
    TRIM関数は、各単語間のスペースは1つ残し、不要なスペースをすべて削除します。

  • Excelの在庫管理表作成後:運用のポイント

    では、実際にExcelの在庫管理表を作成し、運用していくときのポイントは何でしょうか。以下が挙げられます。

    ●運用ルールを決める
    ●バックアップを取る
    ●クラウドのExcelを利用する

    運用ルールを定める
    ポイントの第一は、Excelの在庫管理表の運用ルールを定めることです。これは特に、複数の人で同じ在庫管理表を扱うケースにおいて混乱を招かないためにも、重要です。

    誰が在庫管理表にアクセスできるのか、誰がデータを入力できるのかといったルールに加え、表記方法、データ入力の時間や日時などもルール化し、担当者全員で共有しておく必要があります。
    必要があれば簡単なマニュアルも用意しましょう。

    逆に、こうしたルールを定めないで運用した場合、担当者が間違った表記でデータを入力する、データ入力そのものをし忘れるといったリスクが発生する可能性があり、うまく運用できない恐れがあるので、運用初期の段階からきちんとルールを定めるようにしましょう。

    バックアップを取る
    Excelの在庫管理表を会社のパソコンや社内サーバーで管理する場合、特に重要なのがバックアップです。

    ある会社の例ですが、社内の一台のパソコンのフォルダにExcelの在庫管理表を置き、複数の社員で共有していました。
    あるとき、そのパソコンのハードディスクが突然起動しなくなり、ファイルにアクセスできなくなってしまいました。
    幸い、データリカバリー業者に持ち込んで復旧してもらいましたが、その間の一週間、社員は在庫管理表にまったくアクセスできませんでした。その際の社内の混乱のようすは、ご想像の通りです。

    日頃定期的にバックアップを取ってさえいれば、被害を最小限にとどめられていたでしょう。
    最近は外付けのHDDなど、PCとつなぐだけで簡単にバックアップを取れるものもありますので、ぜひこれらも導入を検討するといいでしょう。

    クラウドのExcelを利用する
    これからExcelで在庫管理を始めるといった場合、筆者のおすすめはクラウド版のExcelです。

    マイクロソフトはクラウド版Excel「マイクロソフト・Excelオンライン」を無料で提供しています。

    Excelオンラインは、デスクトップ版Excelのほぼすべての機能が利用でき、「単票タイプ」「在庫移動表タイプ」のいずれのタイプでも在庫管理表を作成できます。

    また、クラウドですのでインターネットに接続していればどこからでもアクセス可能なこともおすすめな理由の一つです。

  • 在庫管理・在庫予測を効果的に行うツール

    プログラミングを使わずにAIを作れるMatrixFlowでの在庫管理の例を簡単にご紹介します。

    ここでは、在庫最適化により在庫を予測します。

    まず、「在庫数の適正化」には、最適な需要の予測が欠かせません。
    需要予測とは商品やサービスの短期的あるいは長期的な需要を予測するものです。
    この需要予測は、これまでは担当者の経験や勘など、感覚的・属人的な判断が主でしたのであまり精度がよいとはいえませんでした。
    売上を最大化するための精度の良い在庫予測をするためには、客観的な指標を用いた解決手法が必要となります。

    このような背景から、クラウド、ビッグデータや処理技術の発展を背景としてAI・機械学習技術を活用した在庫最適化の課題解決への関心が高まっています。実際に多くの企業ではAI・機械学習モデルを用いて需要予測を高度化するなど、在庫最適化の課題解決に向けた取り組みが急務となっています。

    AIを活用することで、精度の高い需要予測を行い、売上最大化のための在庫予測の手法についてご紹介しました。
    MatrixFlowでは、在庫最適化のための需要予測AIを素早く簡単に作成することができます。

    各商品の売上・注文数、在庫、顧客、各店舗の情報などを細かく設定して、過去の消費量から必要な消費量を予測し、各商品の必要在庫数を予測でき、無駄になっているコストを検知することが可能です。

    詳細は、以下のMatrixFlowのお役立ちサイトをご覧ください。
    売上最大化のための在庫予測

  • Excelによる在庫管理まとめ

    在庫管理表はExcelでも作成可能ですが、表計算に必要な関数などの知識が求められます。そもそもExcelはあくまで表計算ソフトであるため、データ量が増えると維持管理が難しくなります。

    今回ご紹介した、ノンプログラミングでAIが簡単に作れる「MatrixFlow」を使って、難しい知識や操作は不要で手軽に、在庫管理ツールを使いこなし、業務効率化を図ることをおすすめします。

    また、MatrixFlowは在庫管理だけではなく、生産計画立案、不良品検知、人員配置など、小売業・通販業界のみならず、食品などの製造業でもさまざまな課題を解決することができます。
    MatrixFlowは実際に操作する際に役立つマニュアルや、AIの作り方や予測結果の見方や精度の高め方などAIコンサルタントに相談できるサポート体制もありますので安心です。

    MatrixFlowに関するご質問や、ご自身の持つ課題を解決することができるのか?といったご質問・ご相談がありましたら、右のお問い合わせ欄からお気軽にお問い合わせください。

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