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生産計画をエクセルで行う場合の、メリットやデメリットを解説

生産計画を策定する際には、原材料調達から出荷までを円滑に行うため、全体を見渡した設計が必要になります。生産計画に落ち度があれば、原価アップや品質の悪化、納期遅れなどにつながるため、会社の業績を左右する重要な役割です。 中小規模の製造業であれば、エクセルで生産計画を作成しているケースは多いでしょう。エクセルは生産計画以外でも業務に使用する頻度が高く、多くのビジネスパーソンにとって使い慣れたツールです。 エクセルの機能を使いこなせれば、生産計画を作成・管理する効率も格段に向上させることが可能です。しかし、エクセルで生産管理を行うことにデメリットはないのでしょうか。 本記事では、生産計画をエクセルで作成・管理することのメリット・デメリットを徹底解説します。また、エクセル以外の専用ツールを導入する価値についても紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

  • 生産計画をエクセルで行うために

    生産管理は自社製品のQCD、つまり「品質(Quality)」「コスト(Cost)」「納期(Delivery)」をコントロールする重要な役割を担います。

    綿密な計画策定・進捗管理のため、生産計画にエクセルを使用している企業は多いでしょう。原材料の調達数量、必要な人員、各工程に要する日数など、生産管理に関わる仕事は数字を扱うものが多いです。エクセルなら数式を入れれば自動で計算結果が得られるため、多くの製造業で長年使用されてきました。

    しかし、エクセルで行う生産管理には同時編集のしづらさや属人性の高さというデメリットもあります。本記事では、生産計画をエクセルで管理するメリットやデメリット、コツについて解説します。

    効率的かつ正確に生産計画を管理したいという方は、ぜひ参考にしてください。

  • 生産計画をエクセルで管理するメリット・デメリット

    中小規模の製造業であれば、生産計画の管理を主にエクセルで行っているという企業は多いでしょう。数値計算が簡単にでき、多くの社会人にとって使い慣れたツールであるエクセルは、生産管理においても大きな役割を果たしています。

    エクセルで生産計画を管理するメリット・デメリットについて、それぞれ詳しく解説します。

    エクセル管理のメリット

    エクセルで生産計画を管理するメリットは、以下の4つです。

    ・使い慣れたツールである
    ・安価に利用できる
    ・他のシステムと連携できる
    ・マクロによる自動化もできる

    使い慣れたツールである

    エクセルは生産計画以外の業務でも使用するため、多くのビジネスパーソンにとって使い慣れたツールです。エクセルの社内研修を用意している企業も多いでしょう。

    生産計画の管理においては、関数を用いた計算も必要になります。しかし、よほど複雑な計算をしない限り、エクセル操作に必要な知識は書籍やインターネットから十分習得可能です。実際の業務を通じてエクセルを扱えるようになる方も多いでしょう。

    生産計画に関わる部署・役職は多岐にわたるため、多くのメンバーが使い慣れたツールで管理できることは大きなメリットです。

    安価に利用できる

    エクセルは、使用料金が安いため大きな固定費がかかりません。

    エクセルを提供しているMicrosoft社の公式ページによれば、Microsoft 365 Business Standardの料金は1ユーザーあたり月額1,360円(税抜)となっています。ワードやパワーポイント、その他のツールも含めた金額であるため、コストパフォーマンスはよいと言えるでしょう。

    また、他の業務ですでに使用しているなら追加費用なしで利用できます。大きな投資が不要な点は、エクセルを生産管理に使うメリットの一つです。

    他のシステムと連携できる

    エクセルなら、社内で使用している他のシステムと連携できるケースが多いです。

    たとえば、エクセルで作成した生産計画をシステムにアップロードしたり、システムのデータをエクセル形式でダウンロードしたりできるので便利です。

    専門的なシステム・ツールを使っている場合、関連部署に共有するのが難しい場合もあるでしょう。エクセルデータに変換すれば、メール一本で共有できるため便利です。

    マクロによる自動化もできる

    生産計画の資料は、日次・週次・月次など定期的に作成するものが多いでしょう。マクロを利用すれば、毎回行う決まった処理を自動化することが可能です。

    マクロとは、定型的な操作をエクセルに記憶させるプログラムのことです。たとえば、「不要な列・行を削除する」「表やグラフを作成する」など、使用するデータの位置が決まっていれば自動化が可能です。

    マクロを使えば、エクセル資料の作成にかかっていた手間や時間を削減できるほか、手入力によるミスも少なくなるでしょう。

    エクセル管理のデメリット

    エクセルによる生産計画の管理はメリットが多いですが、一方で以下のようなデメリットもあります。
    ・データが増えると処理が重くなる
    ・同時操作ができず効率が悪い
    ・最新ファイルが分からなくなる
    ・高度な操作は属人性が高くなる

    データが増えると処理が重くなる

    生産計画に関わるデータは多岐にわたるため、1つの資料に膨大なデータを入力する必要があります。関数などの数式も含めればデータ容量が大きくなり、結果としてパソコン上での処理が重くなる可能性が高いです。ファイルを開いたり数字を入力したりするのに時間がかかっては、全体の業務効率が大きく下がります。

    もちろんハイスペックなパソコンを購入すれば処理速度は改善しますが、関係者全員に貸与するのは難しいでしょう。不要なデータは削除するなど、処理が重くならないよう対策が必要です。

    同時操作ができず効率が悪い

    生産計画のファイルは複数人で共同作成・管理するケースが多いでしょう。しかし、共有フォルダに保管していても、一人が作業をしている間は他のメンバーが操作できないというデメリットがあります。

    たとえば、特定の期日までに複数人で生産計画を入力する場合、操作するタイミングが重なることは多いです。使用中のメンバーがファイルを開いたまま離席した場合、戻ってきてファイルを閉じるまで操作不可の状態が続きます。

    関係者全員が「Microsoft 365」に加入していれば同時操作も可能になりますが、そうでない場合は他人の操作が完了するのを待つ必要があります。

    最新ファイルが分からなくなる

    エクセルは自由にファイルを複製できるため、どのファイルが最新版か分からなくなるというリスクがあります。

    生産計画を定期的に更新する場合、既存のファイルを更新する人もいれば、複製して別のファイルとして作成する人もいるでしょう。また、誤って過去のファイルを参照してしまうというケースもありえます。

    ルールを決めることである程度の混乱は避けられますが、新規メンバーが入ってきた際などは特に注意が必要です。

    高度な操作は属人性が高くなる

    エクセルによる生産計画の管理は、関数やマクロの使用など工夫次第で効率化が可能です。しかし、エクセルスキルには個人差があるため、操作が高度になるほど属人性も高まると言えます。

    複数のデータを用いて計算をする場合は、計算式が複雑になることも多いです。実際に数式を組んだ経験がないメンバーには、正しく理解できないかもしれません。

    ファイルを作成したメンバーが異動や転職などで抜けることはあるでしょう。数式やマクロにエラーが出た場合、対処できる人がいなければ大きな問題になります。

  • エクセルで生産計画を作成する際のコツ

    エクセルを使って効率的に生産計画を管理するコツは、以下の3つです。

    ・適切にシートを分ける
    ・関数による自動計算で効率化する
    ・ガントチャートで進捗を管理する

    適切にシートを分ける

    生産計画にエクセルを使用するなら、目的に応じて適切にシートを使い分けることが大切です。

    生産計画に関わるデータは多岐にわたるため、1つのシートで全てを管理しようとすれば複雑になります。データが複雑になれば、読み違えや見落としのリスクは高まるでしょう。

    原材料や部品の調達、工程別の生産スケジュール、設備メンテナンスのタイミングなど、目的によって見るべきデータは異なります。各メンバーが必要なデータを適切に取得できるよう、シートを分けることで分かりやすい資料を作成しましょう。

    関数による自動計算で効率化する

    生産計画に関わるデータは膨大なため、関数による自動計算で効率化しましょう。

    例えば、以下のような関数を用いることで表の作成が簡略化でき、ミスの削減にもつながります。

    ・SUM: 合計を算出する
    ・MAX: 最大値を抽出する
    ・MIN: 最小値を抽出する
    ・AVERAGE: 平均値を算出する
    ・ROUND: 四捨五入する

    関数を組み合わせることで複雑な計算も可能となるほか、一度数式を組めば次回以降はコピーできるため、効率化が可能です。

    ガントチャートで進捗を管理する

    生産計画は複数の部署に影響する業務であるため、ガントチャートで進捗を可視化しましょう。

    ガントチャートとは縦軸を工程、横軸をスケジュールとし、プロジェクト全体の流れを視覚的に理解しやすくするための表のことです。

    生産スケジュールの策定や原材料の調達、作業人員の確保、製造、メンテナンス、品質チェック、出荷、在庫管理など、生産計画では長期にわたるスケジュール管理が求められます。
    ガントチャートを作成すれば、関連部署を含めて「今どのような状態か」「次に何をすればよいか」が一目で分かるはずです。

  • 生産計画の作成・管理なら「MatrixFlow」!

    エクセルによる生産計画の管理には、メリット・デメリットの双方があります。手軽に使える反面、同時操作ができない不便さや属人性の高さによるリスクを感じている人も多いでしょう。

    ツール導入により生産計画の管理をさらに効率化したいなら、AI活用プラットフォーム「MatrixFlow」がおすすめです。MatrixFlowなら、プログラミングの知識がなくてもデータ分析や自動化の仕組みを作ることができます。約100種類ものアルゴリズムが活用されており、組み合わせによってあらゆるデータを高度に分析可能です。

    MatrixFlowでのアルゴリズムを活用した分析は、ドラッグ&ドロップの操作によりブロックを組み合わせるだけで構築できるため、専門知識がない担当者でも簡単に利用できるのがメリットです。エクセルのように属人性の高さがリスクになることも少ないでしょう。

    また、MatrixFlowはAPI連携ができるため、システムに組み込まなくてもAI化が可能となっています。API連携とは「アプリケーション・プログラミング・インターフェース(Application Programming Interface)」の略で、サービスやシステムのプログラムをつなぐインターフェースのことです。API連携を使えば、特別な環境を用意する必要がなく、MatrixFlowの導入後すぐに業務の自動化が可能です。

    MatrixFlowでは部署ごとにアルゴリズムを使い分けられるほか、複数の部署をまたぐデータの取り扱いにも対応しています。ツールによって生産計画の管理を効率化したい方は、直感的な操作でAIを導入できるMatrixFlowを検討してみてはいかがでしょうか。

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