実運送体制管理簿とは。荷主が確認しておくこと

実運送体制管理簿は、荷主から1.5トン以上の運送を引き受けた元請けの運送会社が、実際にトラックを走らせた会社の名前と、運んだ貨物と区間、その会社が何次請けだったかを書き残す帳簿です。2025年4月に改正された貨物自動車運送事業法で作成が義務になり、運送が終わった日から1年間の保存が求められています。作るのは運送会社の側ですが、荷主には中身を見せてもらう権利があります。2026年4月には、荷主の物流子会社のような利用運送事業者も作る側に加わりました。

荷主の担当者がこの帳簿で知っておきたいのは、自社の荷物が何次請けのトラックで運ばれているかという一点です。段数が深い便は、たいてい前日や当日に追加で頼んだ便に固まっています。この記事では、帳簿の中身と作る義務の範囲を押さえたうえで、荷主の側で見ておく帳簿の中身・契約の書面・再委託の条件と、段数を浅くする発注の仕方までを順に書きます。

実運送体制管理簿は、実際に運んだ会社と区間と請負の段数を1年残す帳簿です

帳簿に必ず書くのは、実運送をした会社の名前、その会社が運んだ貨物の中身と区間、一次請けや二次請けといった請負の階層の3つで、残す期間は運送を終えた日から1年です。近畿運輸局の案内では、食料品メーカーの便であれば「2月2日、工場から倉庫まで、飲料、D運輸、1次請け」のように、1つの運送ごとに1行で書く見本が示されています。様式に決まりはなく、紙でも電子データでもよいうえ、車両の番号やドライバーの氏名までは求められず、実際に運んだ会社の単位で書けば足ります。そのため運送会社によって見た目はまちまちです。荷主の手元に届いたときに読み方で迷わないよう、表1で項目を先に押さえておきます。

手本にしたのは、建設業で元請けが作る施工体制台帳です

実運送体制管理簿の考え方は、建設業のゼネコンが工事ごとに下請けの会社名と工事の中身を書き、発注者に見せる施工体制台帳に近いものです。経済産業省・国土交通省・農林水産省が2023年4月にまとめた多重下請けの実態調査でも、この台帳を参考に運送版の台帳を作る案が示されていました。背景には、荷主が実際に運ぶ会社を知らないまま契約が重なり、事故や遅れが起きたときに誰の責任かがぼやけるという問題があります。帳簿の狙いは下請けを禁じることではなく、誰が運んだかを後から必ずたどれるようにすることだと読んでおくと、荷主の使い道も見えてきます。

作る義務は真荷主から直接請けた元請けにあり、2026年4月に利用運送事業者へ広がりました

2025年4月の時点で帳簿を作る義務を負ったのは、荷主から直接運送を請けたトラック運送会社だけでした。いまは、荷主とトラックの間に入る元請けの貨物利用運送事業者にも同じ義務がかかっています。貨物利用運送事業者とは、自社でトラックを持たずに、他社のトラックを手配して運送を引き受ける会社のことです。メーカーの物流子会社や、運送の取次をする会社がこれにあたる場合が多く、これまでは帳簿の外にいました。荷主の物流子会社が元請けになって運送会社に任せる形なら、いまは子会社の側で帳簿を作っていることになります。改正の流れは図1のとおりです。

改正のもう半分は、荷主側の努力義務を定めた物流効率化法のほうにあり、荷待ちや荷役の時間を減らす取り組みは2025年4月からすべての荷主に求められています。両方の法律をまとめて読むと、運送の契約の中身を書面で明らかにし、誰が運んだかを帳簿でたどれるようにし、荷主にも待たせない工夫を求める、という一続きの流れになっています。荷主に課された義務の全体は改正物流効率化法の解説に書きました。

1.5トンは、1回の依頼でまとめて引き受けた重さで判断します

対象になるかどうかは、荷主の1回の運送の依頼あたりの重さが1.5トン以上かで決まります。途中で積み替えて小さな車に分けても、荷主から引き受けた時点で1.5トンを超えていれば帳簿の対象です。東京・栃木・群馬の3社へ0.5トンずつ届ける荷物でも、1つの依頼として受けたなら合計1.5トンで対象になる、というのが長野運輸支局の説明会で示された答えです。宅配便のように1件が軽い荷物は対象から外れますが、パレット単位で工場から倉庫へ運ぶような幹線の便は、ほとんどがこの線を超えます。

下請けの顔ぶれが毎回同じに固まっている場合は、運送ごとに1行ずつ書き起こさなくてもよいとされています。毎日同じ区間を同じ協力会社が運ぶ定期便なら、その組み合わせを1回書いておけば足りるという扱いです。帳簿の手間がかかるのは、日によって運ぶ会社が入れ替わる便のほうで、そうした便ほど荷主から見えにくいという点は覚えておいて損はありません。

下請けの会社にも、元請けまで実運送の情報を届ける通知の義務がかかります

帳簿を元請けが書けるようにするため、間に入る会社には下へ向けて「下請情報」を、実際に走った会社には上へ向けて「実運送事業者情報」を伝える義務が課されています。元請けが一次請けに任せ、一次請けがさらに別の会社に任せると、元請けは実際に走った会社を自分では知りようがありません。そこで、任せる側は「この運送は帳簿の対象です」と元請けの連絡先や真荷主の名前と一緒に伝え、走った側は自社の名前と区間と段数を元請けに返す仕組みにしました。図2は、この情報の行き来を荷主から見た形で描いたものです。

同じ実態調査で荷主に話を聞くと、下請けが何段も連なると細かい作業の指示が現場まで通らなくなる、輸送の品質を考えればどの会社が運んでいるかは知っておきたい、という声が出ていました。調査の資料には、メーカーの物流子会社の先に運送会社が3社連なっていた輸送で、途中の1社のトラブルと末端の1社の撤退をきっかけに販売に影響が出て、そこで初めて段数の深さに気づいた例も載っています。このメーカーは輸送の契約と経路を組み直し、間に入る会社を減らしました。図2の矢印が1本増えるたびに、荷主の指示は伝言ゲームのように薄まり、問題が起きたときの連絡にも時間がかかるようになります。

荷主が確認しておくことは、帳簿の中身と契約の書面と再委託の条件の3つです

荷主の側で手を動かすのは、元請けに帳簿を見せてもらうこと、運送の契約を書面で交わすこと、再委託を何次までにするかを発注の条件に書くことの3つです。帳簿そのものを作る義務は荷主にはありませんが、見る権利を使わなければ、自社の荷がどう運ばれているかは今までどおり分からないままです。3つはどれも、担当者の机の上で始められることばかりです。表2に、それぞれをいつ、何を見て行うかをまとめました。

帳簿を取り寄せると、自社の荷物を何次請けの会社が運んだかが分かります

頼み方は簡単で、元請けの営業担当に「主要な3つの区間について、先月分の実運送体制管理簿を見せてほしい」と伝えるだけです。届いた帳簿では、まず請負の階層の列を見て、二次請けや三次請けが並んでいる区間を探します。次に、同じ区間で会社の名前が日によって入れ替わっていないかを見ます。入れ替わりが多い区間は、その日の空いている車を探して手配している便で、着いたドライバーが納品の手順を知らなかったという話が起きやすいところです。

契約の書面には、運賃と荷役の料金を分けて書きます

2025年4月からは、荷主と運送会社が運送の契約を結ぶときに、運送の中身とその対価を書いた書面を互いに交わすことも義務になりました。附帯業務の料金や燃料サーチャージも含めて書くことが求められていて、メールなどの電子の方法で送るなら相手の承諾が要ります。実態調査では、運送会社の51％が契約書に書かれていない附帯業務をしたことがあると答え、その多くがフォークリフトでの荷役でした。荷主の倉庫で積み込みまで運転手に頼んでいるなら、その作業と料金が書面に載っているかを、この機会に見ておくと後でもめません。

再委託を何次までにするかは、荷主が発注の条件として決められます

同じ年度の始まりに、元請けを0次と数えて、再委託を二次請けまでに抑えることが運送会社の努力義務になりました。国の案内では、荷主が「一次までの再委託は可」や「再委託は不可」といった条件を付けて発注する形が例として挙がっています。あわせて、緑ナンバーの許可がない自家用トラックに有償で運ばせた荷主にも罰則ができ、100万円以下の罰金が科されることがあります。協力会社の選び方や、傭車を頼むときの料金の内訳は傭車の記事で詳しく取り上げています。

段数が深くなるのは、前日や当日に追加で頼んだ便です

帳簿で二次請けや三次請けが並ぶ便をたどると、荷主が前日の夕方や当日の朝に台数を足した便に行き当たることが多くあります。実態調査の聞き取りでは、定期の運送は書面で契約していても、突発的な単発の依頼はその都度書面にするのが難しいという運送会社の声がありました。前日の夕方に1台足してほしいと頼まれた元請けは、自社の車が埋まっていれば協力会社に、協力会社も埋まっていればその先へと、空いている車を探して回ります。荷主が締め切り間際に台数を決めるほど、矢印が長くなるのはこのためです。表3は、台数を頼む時期と帳簿に出やすい形を並べたものです。

段数を浅くする手立ては、運送会社に頼むことより、荷主の側で台数を早く決めることのほうに多くあります。たとえば週の出荷量の山が水曜と金曜に来ると前の週に分かっていれば、その2日分の台数を先に押さえておけます。配車システムの記事で書いたとおり、システムが組むのは車の割り付けとルートで、何台要るかはその前の物量の見込みで決まります。出荷物量の予測から数日先の台数を決める考え方は、必要な台数を前もって決めるページにまとめました。

よくある質問

出典・参考：国土交通省 近畿運輸局「実運送体制管理簿の作成・情報通知の義務化」（2025年2月）／国土交通省 近畿運輸局「令和8年4月1日から改正トラック法（貨物自動車運送事業法）が施行されます」／国土交通省 北陸信越運輸局 長野運輸支局「物流改正法解説セミナー質問事項」（2025年4月25日開催）／経済産業省・国土交通省・農林水産省「トラック輸送における多重下請構造についての実態把握調査に係る調査結果」（2023年4月27日）。本記事の内容は、2026年11月時点で公開されている資料に基づきます。