倉庫のシフト作成が属人化する理由と、抜け出し方

倉庫のシフト作成が一人の担当者に張りついてしまうのは、表を埋める作業が難しいからというより、「明日は何人要るか」と「誰と誰を組ませるか」の判断が、その人の頭の中にしかないからです。出荷の波を毎日見てきた担当者は、荷主ごとの発注の癖や、フォークリフトに乗れる人が何人そろえば午後の締めに間に合うかを、感覚でつかんでいます。その感覚が書き出されないまま年月がたつと、担当者が1週間休んだだけで翌月の表が組めない職場になります。

抜け出す順番は、必要な人数を物量から数字で出し、組み合わせの決まりを書き出し、最後に表の穴埋めをソフトへ渡す、の3段です。人数の見積もりが勘のままシフト作成のツールやAIを入れても、入力する数字を決められるのは同じ担当者なので、属人化は形を変えて残ります。しかも2026年10月には、パートの方が社会保険に入る条件から給料の額の線が消え、週20時間という時間の線をにらんだ調整が、担当者の頭の中に新しく積み上がりました。

属人化の正体は、必要人数と組み合わせの判断が担当者の頭の中にしかないことです

倉庫のシフト担当者が毎月こなしているのは、物量から工程ごとの人数を見積もる判断と、資格や慣れの違う人をその人数に当てはめる判断の2つです。表計算のひな形やシフト管理のソフトがあっても、この2つの判断が書き出されていなければ、表を最後まで埋められるのはその人だけになります。たとえば「この荷主は週明けに先週末の受注がまとめて来る」「午後便の締め前にはフォークリフトに乗れる人が2人は要る」「あの2人は同じ列に置かない」といった知識は、どこにも書かれていないのが普通です。表1は、担当者の頭の中にある判断を、どこから得た知識か、書き出すと何になるかで並べたものです。

判断	担当者がどこから知っているか	書き出すと何になるか
明日の物量	荷主の発注の癖、曜日や月末の波、販促の予定	日別・時間帯別の出荷の見込み
工程ごとの人数	1人が1時間でこなせる量の感覚	工程ごとの人時生産性
組ませる人	誰がフォークリフトや検品に入れるか、誰が新人を見られるか	人ごとの技能の表
入れない日と時間	家庭の事情、扶養の範囲、掛け持ちの仕事	人ごとの勤務条件の表
前日の手直し	欠勤の連絡の受け方と、急に呼べる人の顔ぶれ	変更の手順と、声をかける順番

担当者の手を一番ふさいでいるのは、表1の下の3行にあたる調整と連絡です。それでも調整がこじれるきっかけの多くは上の2行にあり、物量の見込みが外れるたびに、確定したはずの表を前日に組み直すことになります。飲食店の店長を調べた例では、本人は「月に数時間」と答えていたのに、実際にはシフト作成に平均で月15時間かかっていたと報じられました（東洋経済オンライン、2018年）。倉庫の担当者も、組み直しと連絡に取られる時間を自分では少なく見積もりやすいので、まず1か月だけ、表を直した回数と理由を記録してみると負担の中身が見えてきます。

シフトは物量の見込みから人数、人数から割り当ての順に決まり、崩れる原因は最初の見込みです

倉庫のシフトは、物量の見込み、工程ごとの人時、時間帯ごとの人数、誰を入れるかの順に決まり、表を何度も直す原因のほとんどは最初の見込みのずれにあります。割り当ての段でどれだけ丁寧に希望を聞いても、前提の人数が外れていれば、余った人を早く帰すか、足りない分を残業と応援で埋めるかのどちらかを選ぶしかありません。人数の出し方そのものは、工程ごとの物量を1人1時間あたりの処理量で割るだけで、難しい計算ではありません。式の組み立てと数字の例は、人時生産性の計算式と上げ方の順番で詳しく説明しています。

物量の見込み（日別・時間帯別の出荷行数やケース数）

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工程ごとの必要人時（物量 ÷ 1人1時間の処理量）

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時間帯ごとの必要人数

人ごとの技能と勤務条件

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割り当て（シフト表の案）

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確定して通知し、前日に手直し

図1の上の2段は数字で決められるのに、多くの倉庫では担当者の勘で決まっています。荷主から先の発注情報をもらえない3PLほど、来週の出荷は先週の実績を眺めて読むしかなく、ここで担当者による差が一番大きく開きます。一方で、日別の出荷実績はWMSに何年分も残っていることが多く、曜日・月末・祝日の前後といった波は、実績を並べれば担当者でなくても読めるようになります。自社の出荷実績から見込みを立てる手順は、倉庫の人数を決めるための出荷予測の考え方にまとめました。

パートの勤務条件は、2026年10月から週20時間の線を中心に組み立てることになりました

2026年10月1日から、パートやアルバイトが社会保険に入る条件のうち「月額8.8万円以上」の賃金の要件がなくなり、従業員51人以上の会社では、週の所定労働時間が20時間以上かどうかが加入を分ける主な線になりました。これまで扶養の範囲で働きたい人は、月の給料が8.8万円を超えないように日数を調整していましたが、これからは時給に関係なく、週の時間で調整することになります。倉庫で言えば、「週4日・1日5時間」の契約の人を繁忙期に1日6時間へ延ばすと、それだけで週24時間になり、話が変わります。表2のとおり、この線は2027年10月から対象の会社が広がり、2028年10月には雇用保険の線も動きます。

時期	何が変わるか	シフトへの影響
2026年10月1日	社会保険の賃金要件（月額8.8万円以上）を撤廃。従業員51人以上の会社で、週20時間以上などの条件を満たせば加入	扶養の範囲で働く人の調整が、給料の額から週の時間に移る
2027年10月	社会保険の対象になる会社が、従業員36人以上に広がる（その後も段階的に広がり、2035年10月に規模の条件がなくなる予定）	中規模の物流会社や倉庫でも、週20時間の線を見ながら組む必要が出る
2028年10月1日	雇用保険に入る条件が、週20時間以上から週10時間以上に変わる	短い時間で入る人も、加入の手続きと時間の管理の対象になる

気をつけたいのは、契約上の時間と実際に入った時間がずれていく場合です。日本年金機構の扱いでは、契約が週20時間未満でも、実際の労働時間が2か月続けて週20時間以上になり、その後も続く見込みなら、3か月目から加入の対象になります。雇用保険も、シフトが直前まで決まらない人や契約と実際の勤務がずれている人は、実際の勤務時間の平均で判断すると厚生労働省の留意事項に書かれています。人手が足りない週に同じ人へ時間を寄せ続けると、本人が望まない加入につながるので、人ごとの勤務条件の表には「週の上限時間」の列を作っておくと担当者以外でも判断できます。

法律が決めているシフトの線は、休憩と休日、確定したあとの変更の扱いの3つです

シフト制で働く人にも、1日6時間を超えたら45分、8時間を超えたら1時間の休憩、週1日か4週4日の休日、確定したシフトは双方の合意がなければ変えられない、という3つの線がそのままかかります。厚生労働省は2022年1月に「いわゆる『シフト制』により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」を出し、2026年6月にも改正しています。この中で、労働条件通知書に「シフトによる」とだけ書くのでは足りず、原則の始業・終業の時刻を書いたうえで最初の期間のシフト表を渡すなどの形が必要だと示されています。休憩については、呼ばれればすぐ持ち場に戻る待機の時間は休憩に数えられないとされていて、出荷の締め前に休憩を短く切り上げさせる運用は見直しの対象になります。

項目	決まっていること	根拠
休憩	6時間を超えると45分以上、8時間を超えると1時間以上。待機の時間は休憩に含めない	労働基準法34条
休日	週1日、または4週4日以上。4週4日にするなら起算日を就業規則などで決めておく	労働基準法35条
労働時間	1日8時間・週40時間まで。超えるなら36協定の締結と届出が必要	労働基準法32条・36条
確定後の変更	確定したシフトの日や時間を変えるのは労働条件の変更にあたり、双方の合意が必要	労働契約法8条
会社都合で休ませたとき	平均賃金の6割以上の休業手当を払う	労働基準法26条

抜け出す手順は、人数を数字にし、決まりを書き出し、割り当てを道具に任せる順です

属人化から抜け出すには、最初の1か月で人数の出し方を数字に置き換え、次の1か月で組み合わせの決まりを書き出し、そのあとで表の案づくりをツールへ移す、という順番が崩れにくい進め方です。順番を逆にして先にツールを入れると、ツールに渡す「何人要るか」と「誰と誰を組ませないか」を担当者が毎回口頭で伝えることになり、手間は減りません。図2の各段階では、担当者が一人で抱えていた判断を、ほかの人が見ても同じ答えが出る形に移していきます。段階ごとにやることと、そこで作るものを並べました。

1か月目人数を数字にする直近1年の日別出荷実績と、工程ごとの1人1時間の処理量を並べ、時間帯ごとの必要人数を表で出す。担当者の見立てと並べて、ずれた日の理由を書き残す

2か月目決まりを書き出す人ごとの技能（フォークリフトの資格、検品・梱包・出荷の経験）と勤務条件（曜日、時間帯、週の上限時間）を1枚の表にする。「組ませない」「必ず1人は置く」の決まりも文で残す

3か月目以降表の案はツールに作らせる表に書いた人数と決まりを入れて、シフトの案をツールに出させる。担当者は案の手直しと、前日の欠勤への対応に時間を使う

1か月目の表は、最初から当たらなくてかまいません。担当者の見立てと数字の見込みを2週間ほど並べると、「月末の水曜は数字より多い」「この荷主の販促週は読めない」といった、ベテランが無意識に足していた分が言葉になって出てきます。言葉になった分は次の月から数字の側に取り込めるので、ずれは回を追うごとに小さくなります。人数の数字が固まると、繁忙期の山に向けて何週前から人を集めるかも同じ表から逆算できるようになり、その進め方は繁忙期に人を増やす前の手順で書いています。

シフト作成AIには人数を出す道具と人を割り当てる道具があり、倉庫では人数の側が先です

「シフト作成AI」と呼ばれる道具には、出荷の見込みから時間帯ごとの必要人数を出す予測の道具と、決まった人数に希望や技能を守って人を当てはめる割り当ての道具の2種類があり、倉庫で先に効くのは人数を出す側です。小売や飲食向けのシフト管理の製品は、希望の回収と割り当て、勤怠との連動が得意で、必要人数は管理者が入れる前提のものが多く見られます。倉庫では物量の振れ幅が店舗より大きく、必要人数を誤ると割り当てがどれほど上手でも人が余るか足りなくなるので、入力の側から整えるほうが効果が出やすくなります。表4は、2つの道具を倉庫の目線で比べたものです。

比べる点	人数を出す道具（予測）	人を割り当てる道具（最適化）
入れるもの	日別の出荷実績、曜日、祝日、荷主の予定	必要人数、人ごとの希望・技能・上限時間
出てくるもの	日別・時間帯別・工程別の必要人数	誰がいつ入るかのシフト表の案
属人化のどこを解くか	「明日は何人要るか」の勘	表を埋める手間と、希望の調整
先に整えるデータ	WMSの出荷実績と、工程ごとの処理量	技能と勤務条件の表
向いている現場	物量の波が大きい3PL・通販の出荷センター	人数が安定していて、人の数が多い現場

人数を出す側の予測は、荷主からの情報が少なくても、自社に残った出荷実績だけで始められます。必要人数が数日前に見えれば、パートの方に希望を聞く時期も、派遣会社に人数を伝える時期も前に倒せるので、前日の「休んでください」「来てください」の連絡そのものが減ります。物量から必要人数を前もって決める仕組みは、出荷物量から必要人員を決めるのページで、画面の流れと合わせて紹介しています。

よくある質問

出典・参考：厚生労働省「いわゆる『シフト制』により就業する労働者の適切な雇用管理を行うための留意事項」（2022年1月7日、2026年6月19日改正）／厚生労働省「社会保険適用拡大」特設サイト・令和7年年金制度改正法（令和7年法律第74号）の解説資料／日本年金機構「短時間労働者に対する健康保険・厚生年金保険の適用の拡大」Q&A／労働基準法（32条・34条・35条・36条・26条）・労働契約法8条／東洋経済オンライン、Airシフトのサービス責任者への取材記事（2018年4月27日）。制度の時期と内容は、2026年10月までに国が公表した資料に沿って書いています。