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無料で在庫管理を行う方法!在庫管理ツールと使い方をご紹介

在庫管理を正確に行うことは経営を行ううえで非常に重要です。在庫管理が正しく機能していないと、企業経営に大きなダメージを与えることになります。 しかし在庫管理を手作業で行う場合、その成果を担当者の経験やスキルに依存してしまうことが多く、属人化しがちな業務です。作業工数もかかってしまうため、ツールを用いてもっと簡単に在庫管理をしたいという人も多いのではないでしょうか。 とは言えいきなり有料のシステムを導入するのもハードルが高いため、まずは無料で使えるツールを導入したいですよね。この記事では、無料で在庫管理ができるツールとその使い方、それぞれのメリット・デメリットについて紹介します。

  • 無料ツールを活用し、在庫管理を行う方法

    無料ツールを活用して在庫管理を行うにはいくつか方法があります。ここでは以下の3つについて、その方法やメリット・デメリットなどを紹介します。

    ・Excelを利用する
    ・スマートフォンアプリを利用する
    ・在庫管理システムを利用する

    Excelを利用する

    最初に紹介するのは、Excelを利用する方法です。Excelを導入している企業は多く、操作したことがある人も多いため、一番導入しやすいツールといえるでしょう。

    Excelを利用する場合、大きく分けて3つのパターンがあります。

    1.無料で配布されているテンプレートを使う
    2.関数を使って自作する
    3.マクロを使って自作する

    それぞれ詳しく解説していきます。

    1.無料で配布されているテンプレートを使う
    1つ目は、無料で配布されている在庫管理表のテンプレートを利用する方法です。テンプレートとして配布してくれているので、ダウンロードしたらすぐに利用開始できる点がメリットです。一から自分で表を作ったり文字を入力したりする必要がありません。

    すでに必要な内容がまとまっているのがメリットである一方、それをそのまま自社で使えるとは限らないということには注意が必要です。テンプレートをダウンロードしたあとに自社が使いやすいようにカスタマイズが必要なこともあるため、自分で一から作るよりも手間がかかってしまう場合もあります。

    2.関数を使って自作する
    2つ目は、関数を使って一から自作する方法です。テンプレートと違い、自社の好きなように作れることがメリットです。

    表には下記のような内容を、自社の状況に応じて入力します。必要があれば取引先や自社の作業担当者名なども入れるとよいでしょう。

    ・日付
    ・商品名
    ・商品コード
    ・繰越数
    ・入庫数
    ・出庫数
    ・在庫数
    ・備考

    必要な項目の入力が終わったら、関数を入力します。在庫管理表を作成する際に使える関数はいろいろなものがありますので、何をしたいかにあわせて必要なものを使用しましょう。
    以下は一例です。

    入庫:繰越数+入庫数、出庫:繰越数-出庫数となるようにIF関数を指定する。
     =IF(繰越数=””,””,(IF(入庫数0,繰越数+入庫数,IF(出庫数0,繰越数-出庫数))))
    ※繰越数・入庫数・出庫数の部分にはそれぞれ対象のセルを指定する

    関数のほかにも「条件付き書式」を使い、在庫数が指定した数を下回ったらセルを赤くしてアラート表示させるなども可能です。

    Excelの関数を使用するデメリットとしては、関数がある程度使える人でないと作成することが難しいことがあげられます。また、一から作成するため完成までに一定の時間が必要です。

    ▼関連記事
    Excelを使った在庫管理のやり方、表の作り方、使える関数をご紹介!

    3.マクロを使って自作する
    3つ目は、マクロを使って一から自作する方法です。マクロは関数よりもさらに難しい印象があるかもしれませんが、初心者向けの解説書なども豊富にあるため、独学で習得して業務に生かすことは十分できます。

    メリットは関数を使う場合と同じですが、関数よりもできることが多いため、作業工数を大幅に削減することも可能です。

    一方、関数よりも上級者向けの技術にはなるため、たとえばマクロを作成した担当者が異動になってしまった場合などは修正したいときにすぐに対応できないなどの不都合が発生することも考えられます。

    マクロを使用して在庫管理を行う場合は、誰でも使用・修正ができるように詳しくマニュアルを作っておくなどの工夫も必要かもしれません。

    スマートフォンアプリを利用する

    スマートフォンで無料の在庫管理アプリを使用する方法もあります。

    使い慣れたスマートフォンやiPadなどのタブレット端末で作業ができるため、パソコンスキルがあまり高くなくても操作しやすいところがメリットです。また持ち運びしやすいので、現場で在庫を確認しながら操作をすることも可能です。

    アプリにより差はありますが、おおむね次のような機能を備えており、在庫管理を簡単に自動化できるようになります。

    ・QRコード、バーコードの読み取り
    ・商品の写真登録
    ・在庫データの自動管理
    ・PCや他のクラウドソフトとの連携
    ・CSV出力

    在庫管理システムを利用する

    最後に、在庫管理システムを利用する方法があります。在庫管理システムには無料で使えるものもあるため、いきなり有料のものを導入することに抵抗がある場合は、無料のものから使ってみて使用感を確かめてみるとよいでしょう。

    無料で使える在庫管理システムには、無料プランが設定されているものと有料プランのお試し期間として無料で使用できる期間が設定されているものの2パターンがあります。

    無料プランについては登録できる在庫数や利用人数など機能に制限が多いものもあるため、規模が大きい企業になればなるほど無料での対応は難しくなるかもしれません。一旦無料で使用してみて、機能が不十分だと感じた際には有料プランにアップグレードするのがおすすめです。

  • 無料で在庫管理を行う際の注意点

    無料ツールで在庫管理を行う際、気を付けたほうがよいポイントがいくつかあります。

    ・人的ミスが発生しやすい
    ・データをリアルタイムで反映できない
    ・機能が不十分
    ・セキュリティ面の不安

    それぞれ詳しくみていきましょう。

    人的ミスが発生しやすい

    特にExcelなど手作業で入力をする場合はミスが発生しやすいです。また、操作にある程度のパソコンスキルが必要なものであれば作業できる人も限られてしまい、作業が属人化した結果ミスにつながるということも考えられます。ミスを防ぐためにダブルチェックを強化するなど対応が必要な場合、せっかく在庫管理ツールを導入したけれど作業効率はあがらなかった、ということもあるかもしれません。

    データをリアルタイムで反映できない

    データを手作業で入力するものは、在庫状況をリアルタイムで反映させることが難しいです。取り扱う在庫数が少ない場合は大きな問題にはなりませんが、在庫数が多くなればなるほどリアルタイムで在庫状況が変わり、正確に把握できなくなってしまいます。
    機能が不十分
    無料ツールの場合は使える機能が限定的なことが多いです。そのため1つのアプリやシステムだけでは充分な在庫管理が行えず、ほかのツールも併用しなければならなかったり、有料版にアップグレードしなければならなかったりする懸念があります。

    セキュリティ面の不安

    有料ツールに比べてセキュリティ面が脆弱なことがあります。在庫管理ツールを入れていたデバイスにウイルスが感染してデータが流出したり、バックアップ機能がないため故障や不具合のときにデータがすべて消えてしまったりする可能性も否定できません。無料ツールを利用する場合は、セキュリティ面を充分に確認してから導入するようにしましょう。

  • 在庫管理を効率的に行いたい方向け「MatrixFlow」

    無料で使える在庫管理ツールやそのメリット、デメリットなどを紹介してきました。無料で使えるツールは導入が簡単である一方、人的ミスのリスクやセキュリティ面での懸念などのデメリットもあります。

    ここでは低コストで効率的に在庫管理を行いたい人に向けて、「MatrixFlow」を紹介します。MatrixFlowは、プログラミングの知識がなくてもAIを簡単に作成できるAI活用プラットフォームです。

    「MatrixFlow」を利用するメリット
    ・開発から内製化までMatrixFlowのみで実現
    ・開発費・人件費・コミュニケーションコストなどあらゆるコストを軽減
    ・面倒なメンテナンスは簡単に、だれもができるように

    ▼MatrixFlowを用いた運用のモデル

    MatrixFlowでは単純に入出庫数による在庫数の管理だけではなく、実績をもとに最適な在庫量を予測します。あわせて人口データや地域の天気、各商品の特性など複雑かつ膨大な情報も分析したうえで需要予測を行うことができるため、在庫不足による機会損失や、在庫過多による廃棄などが発生することを防ぎます。

    詳細をお知りになりたい場合は、右のお問い合わせ欄からぜひお気軽にお問い合わせください。

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